6 wertvolle Methoden & Tipps für dein Zeitmanagement

 

In diesem Blogartikel möchte ich dir sechs wertvolle Tipps geben und Methoden vorstellen, durch die du dein Zeitmanagement nachhaltig optimieren kannst. Denn wie wir alle wissen, ist die Zeit oft knapp – und wir haben ja noch ein Leben neben dem Business, das gelebt werden will.
Die hier genannten Prinzipien sind natürlich nur als Anregung zu verstehen. Nutze die, die am besten zu dir passen und probiere die aus, die dir hilfreich erscheinen. Natürlich lassen sie sich auch sehr gut miteinander kombinieren.

 

 

Ordnung halten und Zeit sparen

 

Vielleicht fragst du dich, was das jetzt mit Zeitmanagement zu tun hat… Meiner Erfahrung nach aber sehr viel, weshalb ich dir ans Herz legen will, grundsätzlich für Ordnung zu sorgen. Und zwar sowohl privat als auch in deinem Business bzw. an deinem Arbeitsplatz. Im großen und im kleinen Rahmen.
Denn Ordnung führt nicht nur dazu, dass du einen besseren Überblick über alles hast und somit grundsätzlich effizienter bist. Und auch weniger Zeit damit verbringst, nach etwas zu suchen. 😀 Du wirst dadurch, dass weniger herumliegt, auch wesentlich weniger abgelenkt.

Ich selbst war früher extrem chaotisch, habe mich aber erfolgreich zur Ordnung erzogen. Außerdem habe ich meine Wohnungseinrichtung bewusst clean und reizarm gestaltet – und bemerkt, dass ich dadurch u. a. auch weniger durch optische Reize abgelenkt werde.
Im Studium stellte ich außerdem fest, dass ich konzentrierter arbeite, wenn nur das auf meinem Schreibtisch liegt oder auf meinem PC geöffnet ist, was ich für meine aktuelle Aufgabe benötige. Je weniger Ablenkung, desto leichter die Fokussierung auf das Wesentliche!

 

 

Listen und Übersichten führen

 

Ohne To-do-Listen und andere Übersichten wäre ich verloren, das gebe ich offen zu. Das ist auch kein Wunder bei den vielen verschiedenen Dingen, an die man als Selbstständiger denken muss!
Du selbst weißt sicher am besten, wie du dies am besten umsetzt und was zu dir passt. Falls nicht, teste verschiedene Möglichkeiten. Egal ob digital oder schön altmodisch auf Papier: Du benötigst unbedingt einen Überblick darüber, was genau wann ( bzw. bis wann) zu erledigen ist.

Ich persönlich habe verschiedene digitale Listen (z. B. eine Excel-Tabelle für meine Social Media Postings) und Übersichten auf Papier. Es gibt bei mir Listen mit To-dos, die ich nach dem Eisenhower-Prinzip sortiert habe sowie verschiedene Kalender für wöchentliche Aufgaben, Termine, Fristen und seltener anstehende Arbeiten. Außerdem nutze ich zusätzlich einen Taschenkalender, in den ich ebenfalls Aufgaben eintrage.
So weiß ich immer genau, was ich wann oder in welchem Zeitfenster zu tun habe. Und bereite mich mithilfe dieser Listen jeden Abend auf die Aufgaben des nächsten Tages vor. Wodurch ich wiederum am nächsten Tag leichter in meine Arbeit hineinfinde, da ich bereits genau weiß, was ansteht.

 

 

Aufgaben mit dem Eisenhower-Prinzip priorisieren

 

Du kennst das Problem sicher auch: Die To-do-Liste ist ellenlang und die Zeit wie so oft viel zu knapp. Der Tag hat (leider) nur 24 Stunden… Du möchtest alles erledigt bekommen, was aber so gut wie unmöglich ist. Verwirrung macht sich breit und manchmal weißt du gar nicht genau, was du zu tun hast.
Mir selbst passierte das, als ich meine Aufgaben noch nicht priorisierte! Alles erschien mir dann gleich wichtig und auch gleich dringend. Überforderung war die Folge.
Das weiter oben bereits erwähnte Eisenhower-Prinzip war für mich die Lösung dieses Problems. Man notiert all seine Aufgaben, sortiert diese nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit und sieht so auf einen Blick, was wann erledigt werden sollte.

Es gibt laut diesem Prinzip vier Kategorien von Aufgaben:
A. wichtige und dringende
B. wichtige, aber nicht dringende
C. nicht wichtige, aber dringende
D. weder wichtige noch dringende

A-Aufgaben erledigt man unverzüglich, denn diese sind ebenso wichtig wie dringend. Die Aufgaben, die der Kategorie B zugeordnet werden, beziehen sich auf langfristige Ziele und sind daher wichtig. Allerdings sind sie nicht extrem dringend und werden daher in relativ naher Zukunft erledigt. Lege unbedingt fest, wann genau diese erledigt werden müssen!
To-dos der C-Kategorie sollten nach Möglichkeit delegiert werden.

Und was ist mit Aufgaben, die in die Kategorie D fallen? Ganz einfach: Was weder wichtig noch dringend ist, wird gar nicht erledigt, sondern kann weg! Streiche diese Aufgaben, denn in deinem Business musst du dich nun mal auf das Wesentliche fokussieren. Für komplett unnötigen Kram haben wir schließlich alle keine Zeit – und unsere Lebenszeit ist doch das Kostbarste, das wir haben.
Wenn du ein gutes Zeitmanagement etabliert hast, wird es übrigens keine bis kaum Aufgaben geben, die in die Kategorie A fallen. Denn das Ziel dieses Prinzips ist, wichtige Aufgaben erledigt zu haben, bevor sie dringend werden. Weil es sich hierbei um Dinge handelt, die für dein Business existenziell sind.

 

 

Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode

 

Die ALPEN-Methode ist eine Technik zur Erstellung von Tagesplänen, die das effiziente Arbeiten fördert. Mit relativ wenig Aufwand kannst du mit dieser Methode deine Arbeit sinnvoll organisieren.

ALPEN meint hier natürlich nicht das Gebirge, sondern ist ein Akronym für:

Aufgaben
Länge
Pufferzeiten
Entscheidungen
Nachkontrolle

1. Als erstes notierst du dir alle Aufgaben, die erledigt werden müssen. Hierzu gehören auch geplante Termine und regelmäßige Arbeiten wie E-Mails beantworten etc.
2. Danach schätzt du ab, wie viel Zeit du für die einzelnen Aufgaben benötigst. Hierbei achtest du nicht nur darauf, wie lange diese Arbeiten in etwa dauern werden, sondern legst auch fest, wie viel Zeit du in diese investieren möchtest! So vergeudest du weniger Zeit, als wenn du den zeitlichen Rahmen nicht absteckst – und steigerst dadurch deine Produktivität.
3. Im nächsten Schritt planst du Pufferzeiten ein, denn es kann immer etwas Unerwartetes dazwischenkommen. Dennoch soll dein Zeitplan aufgehen und nicht zerstört werden.
4. Nachdem die Zeitplanung nun erfolgt ist, triffst du Entscheidungen bezüglich der geplanten To-dos. An dieser Stelle priorisierst du also die zu erledigenden Aufgaben. Was ist wirklich wichtig und wie dringend sind die einzelnen To-dos? Welche kannst du delegieren und welche lassen sich evtl. doch schneller als gedacht erledigen? (Tipp: Nutze zur Prioritätensetzung das Eisenhower-Prinzip.)
   Wichtig ist, bei diesen Entscheidungen unbedingt realistisch zu bleiben, um sich nicht zu verzetteln!
5. Am Ende des Tages erfolgt die Nachkontrolle. Du prüfst nun, ob dein Zeitplan aufging und besserst ggf. bei der Planung für den nächsten Tag nach. Durch die ständige Wiederholung dieser Nachkontrolle und zunehmende Erfahrung kannst du immer besser und (zeitlich) realistischer planen. Dies verbessert langfristig natürlich dein Zeitmanagement.

 

 

Bündle deine Aufgaben und arbeite effizienter

 

Es klingt banal, dabei hat es eine große Wirkung!
Tatsächlich kostet es mehr Zeit als man denkt, wenn man unnötig zwischen verschiedenen Arbeiten hin und her switcht. Es sind zwar meist nur wenige Minuten oder gar Sekunden, aber im Laufe von Wochen und Monaten kommt da einiges zusammen! Außerdem ist es meiner Erfahrung nach auch anstrengender, wenn man viele unterschiedliche Aufgaben im Wechsel bearbeitet. Denn dadurch, dass man andauernd völlig verschiedene Arbeiten erledigt, muss man viel öfter umdenken. Spare lieber Energie und Zeit und lenke dich nicht selbst unnötig ab.

Wesentlich produktiver und zeitsparender ist es, wenn du ähnliche To-dos „in einem Rutsch“ erledigst. Dann arbeitest du in Blöcken, in denen du jeweils mehrere ähnliche Aufgaben abarbeitest. Z. B. erstellst und planst du all deine Postings der nächsten Wochen für Social Media in einem Block, anstatt das alle paar Tage zu tun. Oder du schreibst einen ganzen Tag lang nur Blogartikel, fertigst ein paar Stunden lang nur deine Grafiken für Social Media an, checkst deine E-Mails nur einmal täglich usw.

 

 

Erreiche mehr mit dem Pareto-Prinzip

 

Das Pareto-Prinzip ist meines Erachtens nach etwas für Fortgeschrittene, die schon ein recht gutes Zeitmanagement etabliert haben. Denn dieses Prinzip besagt, dass wir mit nur 20 % unseres Aufwands 80 % unserer Ergebnisse produzieren können. Darum wird es auch als die 80/20-Regel bezeichnet.

Bezogen auf das Zeitmanagement bedeutet dies, dass wir das Pareto-Prinzip nutzen, um Prioritäten zu setzen. Man wählt aus, welche die wichtigsten Aufgaben sind, die man erledigen muss. Dies sollte man sowohl bei einzelnen Projekten als auch in Bezug auf das gesamte Business tun. Wenn du weißt, welche Arbeiten am wichtigsten sind, weil du durch sie die größten Ergebnisse erzielst, kannst du dich auf diese konzentrieren. Ebenso weißt du dann, welche Aufgaben eher Zeitverschwendung sind, weil sie dich nicht groß voranbringen. (Erledigt werden müssen natürlich lästige Aufgaben wie das Checken der E-Mails oder die Buchhaltung dennoch.)

Das Ziel des Pareto-Prinzips ist es, deine Arbeit so effizient zu strukturieren, dass du in nur 20 % deiner Zeit 80 % deiner Ergebnisse erzielst. Du schaust also beispielsweise, durch welche Tätigkeiten du am meisten Umsatz generierst – und erledigst diese möglichst zeitsparend. Idealerweise eben in nur 20 % deiner gesamten Arbeitszeit. Die restliche Zeit nutzt du für andere Aufgaben oder du widmest dich dann den Details. Denn natürlich musst du auch 100 % Einsatz zeigen, um 100 % Leistung zu erzielen! Doch dieses Prinzip kann dir maßgeblich dabei helfen, mit weniger Zeitaufwand mehr Ergebnisse zu erzielen.

Das Pareto-Prinzip kann aber nur funktionieren, wenn du an den wichtigsten Aufgaben absolut konzentriert arbeitest. Ansonsten wirst du unnötig Zeit vergeuden oder keine wirklich guten Arbeitsergebnisse erzielen!

 

Ich hoffe, meine Tipps helfen dir bei deinem Zeitmanagement, damit du maximal erfolgreich bist. Gib mir gerne Feedback dazu!
Verrate mir auch gerne deine eigenen Tipps zu diesem Thema! 🙂